Au lendemain de cette période de vacances, vous êtes sur le chemin de la reprise de votre travail.
Bien souvent, on s’entend dire « Je n’ai pas envie de reprendre ! », n’est-ce pas ? Non pas que votre travail ne vous intéresse pas ; disons plutôt que vous appréhendez cette surcharge de travail que beaucoup de personnes connaissent à la reprise ! Voyons ensemble comment maîtriser son temps et revenir à une gestion optimale…
1) Pourquoi gérer son temps ?
Les personnes qui ont beaucoup de documents sur leur bureau voient et manipulent le même papier ou dossier des dizaines de fois, se redisent la même chose à son sujet plusieurs fois par jour.
C’est très consommateur d’énergie. En fait, c’est littéralement épuisant.
Sans que vous vous en rendiez compte, le désordre vous « pompe » votre énergie. Et même si personne ne venait rien ajouter à vos piles, vous auriez quand même l’impression d’être débordé. En fait, il s’agit de prendre des décisions.
Dans 99% des cas, vous savez quoi faire avec ce document ; attendre quelques heures ou quelques jours de plus n’y changera rien.
2) Gérer les pollueurs de temps
Les principaux « pollueurs de temps » au bureau sont les suivants. Comment les gérer ?
o Le téléphone
o Si vous avez la possibilité d’utiliser une boite vocale, je vous recommande de l’utiliser à certains moments de la journée. Dites-vous que si un client ou collègue est systématiquement rappelé dans l’heure qui suit son message, il appréciera votre professionnalisme. Surtout si vous le rappelez avec le bon dossier sous la main et les réponses déjà prêtes.
ATTENTION : la synthèse du « tant que c’est chaud » : n’hésitez pas à prendre un maximum de notes à la fin de votre conversation. Cette expérience vous sera fort utile et vous fera gagner du temps pour la suite, dans le cas d’un litige par exemple.
o Les visiteurs
o Les rapports humains sont nécessaires et utiles à toute collaboration. Restez néanmoins succins mais ne les inondez pas pour autant de mails.
o Les réunions
o Il est nécessaire de toujours établir un ordre du jour et un créneau horaire précis. N’oubliez pas votre « cahier » de liste des tâches, votre agenda et les dossiers utiles à l’ordre du jour.
o Les attentes
o Toujours confirmer son rendez-vous, mais attendez-vous à patienter. Vous pouvez optimiser ce temps en lisant les articles de votre dernier magazine professionnel.
o Le courrier / les e-mails
Ne sautez pas sur chaque mail qui vous arrive.
o Prévoyez un temps dans la journée pour lire vos messages ou courriers. Ce n’est pas efficace de mettre une alarme sur votre messagerie. Vous pensez être réactif alors que vous vous détournez de votre tâche, vous n’êtes plus productif.
o La désorganisation
o Chercher pendant 10 min un mail
o Ne plus retrouver un document
o Revenir au bureau car on a oublié un document pour la réunion
o Déranger 3 personnes pour nous aider à remettre la main sur un dossier…
Si vous vous astreignez à ranger chaque soir votre bureau et à noter sur votre cahier les actions à faire, la situation devrait s’améliorer.
o L’absence de délégation
o Déléguer ne signifie pas « perdre le pouvoir » sur un dossier.
Déléguer une tâche à une personne compétente permet au final de gagner du temps ou de se re-concentrer sur une autre activité.
Il faut néanmoins être clair avec vos collaborateurs sur les objectifs à atteindre, les moyens et les délais.
De temps en temps, reconsidérez ce que vous pouvez déléguer.
o L’incapacité à refuser
o Parfois, il est nécessaire de dire NON à quelqu’un.
Vous pouvez être très compétent sur beaucoup de sujets, pourtant vous occupez un poste avec ses priorités. Tout ce que l’on vous demande en dehors de vos missions risque de vous rendre moins efficace.
ATTENTION : Tout est dans la diplomatie, bien entendu !
o La procrastination
Travailler sous la pression d’une date limite n’est pas l’idéal. Votre travail ne sera pas « meilleur » sous la pression. Vous risquez, au contraire, d’oublier des notions essentielles.
3) La planification de votre travail
Essayez de planifier chacune de vos tâches en y incluant ¼ d’heure supplémentaire afin de pallier aux imprévus (déplacement, coup de fil urgent…). De cette façon, vous ne serez pas en retard à votre rendez-vous par exemple.
ATTENTION : C’est quand vous avez le plus d’énergie qu’il faut s’attacher aux choses délicates. Sinon, cela devient insurmontable.
Conservez le rangement de votre bureau pour votre heure creuse.
A votre arrivée au bureau le matin, attrapez votre cahier et vérifier la priorité de vos tâches. Modifiez-la si nécessaire en fonction des nouveaux éléments en votre possession.
Maîtrisez vos rendez-vous : l’objectif étant d’essayer d’atteindre les objectifs dans le temps imparti.
Bonne reprise à vous.
Sophie – Méli Mémo
http://www.meli-memo.sitew.com
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